Produzir mais gastando menos: esse tem sido o principal desafio para as empresas que pretendem crescer, mais do que apenas sobreviver, nesse mercado com concorrência acirrada. Melhor atendimento aos clientes — com redução no tempo de espera e soluções eficientes para os problemas, atendimento às normas reguladoras, rapidez na execução de processos e tomada de decisão ágil são alguns dos objetivos buscados pelos responsáveis pela condução das organizações. Mas como atingi-los?

Felizmente, existem técnicas e ferramentas que podem auxiliar o gestor nessas tarefas. Uma delas é o BPM, sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, em tradução para o português.

Nesse artigo, entenda melhor o que é BPM e como ele pode ajudar sua empresa a ter aumento de produtividade e redução de custos.

O que é BPM?

Trata-se de uma técnica para conhecimento e melhoria dos processos de uma empresa. Embora utilize recursos de TI para mapeamento e obtenção dos indicadores, o BPM em si não é uma tecnologia, mas uma abordagem que possui metodologia própria, com foco em melhoria de processos.

Como funciona?

A empresa deve realizar o mapeamento dos seus processos e analisar individualmente cada um deles, sem perder a visão do todo. Para cada processo, devem ser verificadas as questões referentes ao seu fluxo de execução, às partes envolvidas, às entradas e saídas e ao resultado desejado.

Durante a análise e o mapeamento, serão discutidas e apresentadas sugestões para melhoria de cada processo, ação que pode resultar no desmembramento em outros processos ou mesmo na eliminação de determinado procedimento.

Quais as vantagens de usar BPM?

O objetivo mais imediato que a empresa obtém é a transparência do negócio, traduzida em conhecimento pleno de como a organização está estruturada e seu funcionamento, o que permite, naturalmente, maior controle administrativo.

Além disso, processos mais bem definidos e documentados trazem como consequência natural o aumento de produtividade, que, por sua vez, reflete na desejada redução de custos. A organização proporciona diminuição no desperdício de tempo e nos recursos da empresa.

Como aumentar as chances de sucesso?

O BPM provê elementos e recursos que contribuem para a melhoria dos processos da empresa. No entanto, não é suficiente apenas querer implantá-lo como garantia de obter os resultados desejados. Alguns fatores são críticos para alcançar as metas, sem os quais a aplicação da abordagem fica prejudicada.

Dentre esses fatores, os principais são o apoio da direção da empresa, no sentido de bancar as alterações necessárias para a implantação, a capacitação dos envolvidos na análise dos processos e ainda o constante monitoramento de sua execução visando identificar necessidades de ajustes e aplicá-los.

O cliente da empresa é beneficiado?

Sem dúvida. Invariavelmente, a melhoria dos processos da empresa reflete em redução no tempo de atendimento, no registro e no acesso rápido ao histórico dos clientes, no melhor dimensionamento da equipe de atendimento com relação à demanda e no atendimento pleno às normas e aos regulamentos.

Há ferramentas que podem auxiliar na implantação?

Conforme já explicado, o BPM por si é uma técnica para melhoria dos processos. Mas o mercado oferece diversas ferramentas que podem automatizar etapas e ajudar o gestor a organizar o trabalho, de modo a tornar a implantação mais efetiva. A utilização de uma ferramenta adequada pode ser um dos fatores para o sucesso na aplicação da abordagem. As soluções de automação de processos se chamam BPMS, ou Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios, em português.

Gostou do artigo? Tem experiências para compartilhar ou dúvidas sobre o assunto? Deixe seu comentário!