Tactium – Soluções em call centers, discadores e CRM

7 dicas para organizar o calendário de tarefas de sua equipe

29/05/2018 Call center 0 comentários
7 dicas para organizar o calendário de tarefas de sua equipe - Softium

7 dicas para organizar o calendário de tarefas de sua equipe

Estar a frente da direção de uma empresa exige lidar com atividades administrativas, financeiras, operacionais e estratégicas. Essa rotina é um grande desafio para muitos gestores e diretores, que vivem diariamente correndo, cheios de compromissos e demandas para cumprir.

Por isso, é fundamental planejar com cuidado o calendário de tarefas ou ainda criar um, caso você ainda não tenha. Desenvolver uma rotina semanal com as principais ações que devem ser executadas a cada dia é crucial para o bom desempenho da equipe, dessa maneira é possível se organizar mesmo com muitas obrigações.

Mas planejar e organizar essa lista de tarefas diárias para uma empresa ou até mesmo setor, não pode consumir toda a energia do time. Pensando nisso, vamos dar algumas dicas de como melhorar a produtividade da equipe, utilizando um calendário de tarefas. Acompanhe!

1. Faça listas com a equipe

Converse com sua equipe e faça listas em conjunto. Elas devem conter as principais atividades a serem executadas, tais como: metas, prazos de projetos, tarefas diárias, principais cobranças, contas a pagar, controle de entrada e saída, fluxo de caixa, tarefas mensais, reuniões, eventos da empresa, feriados e folgas.

O interessante de fazer mais de uma lista é poder criar um padrão de fácil identificação no calendário de tarefas — atividades administrativas podem ter uma cor diferente, por exemplo. Dessa forma, é fácil para cada equipe visualizar os deveres que são responsáveis.

O sistema de cor também pode ser utilizado para sinalizar projetos emergenciais e prazos pequenos, salientando a prioridade dessas tarefas.

Pensar em conjunto divide a responsabilidade e cria um clima favorável ao trabalho de equipe. Lembrando que não é produtivo sobrecarregar uma pessoa sendo que o benefício será para o grupo. Esse momento também pode ser aproveitado para o feedback positivo. Ouvindo quais são as principais demandas da equipe, é possível alinhar discrepâncias de treinamento e processos obsoletos.

2. Se apoie em aplicativos

A Internet está em toda parte, então devemos usá-la como nossa aliada. A maioria dos aplicativos possui suporte para Smartphones e Tablets, facilitando o acesso remoto do calendário de tarefas. Isso facilita o acompanhamento da agenda e divide a responsabilidade, uma vez que os aplicativos também permitem que os usuários façam alterações.

Asana

Esse é um exemplo dos softwares que utilizam plataforma mobile e desktop, com uma versão gratuita aceita até 15 membros e não tem limite de tarefas e projetos. Cada usuário personaliza seu Dashboard de acordo com suas preferências e prioridades. Já para o gestor do projeto e da equipe, ele mostra uma visão ampla de tudo o que está sendo executado. O Asana também possui uma versão Premium, custando a partir de 9,99 dólares.

Trello

Um dos calendários de tarefas mais populares é o Trello, que possui uma interface simples e intuitiva, sendo baseada no modelo de gestão Kanban. Nele é possível criar quadros indicando a fase atual do projeto, como por exemplo: finalizado; para fazer; em andamento; expirado e etc.

Um ponto positivo é que esse software é gratuito, além de poder ser utilizado por sua equipe toda ou apenas por você. É possível definir prioridades utilizando tags — lembra das listas? Use como tags. O sistema de cores também é utilizado, evidenciando tarefas importantes e urgentes. Há uma versão business, que custa 9,99 dólares por membro ao mês, podendo ser pago anualmente.

3. Quadros e agendas

Se utilizar softwares não é o ideal para você e sua equipe, os quadros podem ser uma boa opção. Geralmente, eles são de vidro ou acrílico branco, pois facilitam o uso de pincéis e são fáceis de limpar. Por serem afixados na parede, a visualização das tarefas é privilegiada e permite que qualquer um modifique.

São ideais para ambientes amplos, onde toda a equipe circule ou trabalhe. Esse modelo também proporciona uma comunicação ativa com os colaboradores, pois exige que o quadro seja constantemente atualizado.

O uso de quadros de Kanban, adotados por diversas metodologias de desenvolvimento e gestão ágil também é uma forte opção. Que inclusive usamos na Softium como forma de gerenciar e dar maior produtividade em nossa equipe de desenvolvimento e comercial.

As agendas também são uma opção, principalmente se será manuseada por poucas pessoas. Por serem produzidas com o intuito de organizar o dia a dia, facilitam a adesão à rotina criada. Por já terem seu próprio calendário, facilitam a elaboração de treinamentos de equipe.

4. Crie rotinas

Geralmente a palavra rotina gera aversão nas pessoas. Mas se tratando de uma boa gestão, ela é um dos quesitos fundamentais. Para gerar aumento na produtividade, esse fator é muito útil porque tendemos a realizar tarefas com mais rapidez à medida que as repetimos, melhorando o foco e eliminando as distrações.

5. Planeje a longo prazo

Como aumentar as vendas. Clique e saiba mais!Se as coisas ficam para última hora e você não sabe como, talvez seja preciso se planejar a longo prazo. É uma excelente estratégia, mesmo que uma emergência ocorra e seja necessário realizar mudanças, afinal, quem se previne, tem melhores chances de enfrentar imprevistos.

Planejar com antecedência permite acomodar todas as metas da equipe e distribui-los da melhor maneira. Dessa forma, ninguém fica sobrecarregado e não é necessário deixar objetivos de lado.

6. Revise projetos

Programe um dia da semana para revisar os projetos. É possível reagendar prazos se você terminou com antecedência uma determinada demanda, ou priorizar os que se tornaram urgentes, aproveitando brechas de tempo.

Também é bom aproveitar esse momento para incluir novas tarefas para a semana corrente ou seguinte. Estabeleça prioridades da semana e execute as tarefas relacionadas para ganhar agilidade nos processos.

7. Documente os resultados

Ainda pensando no feedback positivo, é prudente valorizar os projetos e realizações da equipe. Na medida em que os resultados são alcançados, tome nota e demonstre reconhecimento por eles.

Ao identificar a etapa de cada atividade é possível acompanhar o desenvolvimento da equipe e alinhar rapidamente eventuais problemas. Assim, as estratégias são aperfeiçoadas e permitem antecipar as demandas dos clientes e eventuais problemas.

Tomando nota dos resultados, é possível que você tenha controle das tarefas da equipe, o que é essencial para uma gestão que está sendo cobrada por resultados.

É importante lembrar que a produtividade só acontece quando fazemos as mesmas coisas em menor tempo e com maior qualidade, e trabalhar mais não é, necessariamente, a mesma coisa. Por isso, é o principal benefício do calendário de tarefas.

Gostou do nosso artigo sobre calendário de tarefas? Então, deixe um comentário no post falando sobre como você organiza sua agenda!


Deixe seu comentário

Fale com a gente

Nosso time de especialistas está à disposição para lhe atender. Escolha a opção desejada para iniciar o seu atendimento.

Comercial

Escolha o canal de sua preferência para atendimento com o nosso time COMERCIAL:

Suporte

Escolha o canal de sua preferência para falar com o nosso SUPORTE:

1