Saiba como automatizar processos da empresa com BPMs

29/11/2016 Call center, Televendas 3 comentários
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O aumento da qualidade de concorrentes e da exigência por melhorias na experiência do cliente faz com que as empresas precisem estar sempre em busca da excelência na prestação dos seus serviços. Sem um diferencial, fica difícil atender à expectativa dos consumidores e se manter competitivo em mercados que estão cada vez mais disputados e agressivos. Por isso, hoje em dia, compreender e saber como automatizar processos da empresa é essencial para um negócio.

De maneira geral, a ideia de automatização está baseada na implementação de um sistema que permita direcionamento, controle e administração dos processos de uma organização. Isso diminui a necessidade de intervenção humana direta nos procedimentos cotidianos e, consequentemente, diminui também a chance de erros, o tempo gasto para realização de tarefas e os problemas relacionados a distâncias.

Fazer todo o planejamento para automatizar processos da empresa pode parecer muito trabalhoso, mas existem soluções tecnológicas conhecidas como BPMS (Business Process Management Systems — ou, em português, Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios) que são ótimas aliadas para que a automatização seja feita de forma eficiente e pouco onerosa.

Veja algumas dicas para começar a otimizar seus investimentos em tempo e recurso nos processos utilizando os BPMS:

Faça uma análise profunda dos processos

O primeiro passo em direção à automatização deve ser uma análise abrangente e profunda da empresa. A imagem global que essa atividade permitirá ver será muito importante para identificar e analisar processos, procedimentos e metodologias da organização.

Assim, ficará mais fácil perceber o que é importante para o negócio e deve ser priorizado na hora de buscar melhorias nos resultados.

Preocupe-se com a construção da interface

É a interface do sistema que faz a integração entre a parte humana e a parte automatizada dos processos. Por isso, dedique-se a criar protótipos de interface para testar layouts para as telas similares aos que serão utilizados ao término da implantação.

É por meio da definição de pontos de interação e da elaboração de diagramas e de fluxos de dados que se cria um sistema que consiga integrar necessidades e experiência de usuário com a melhor usabilidade possível.

Desenvolva integrações para automatizar processos da empresa

Após o desenho de uma proposta que leve em consideração as necessidades das etapas anteriores, é preciso integrar os bancos de dados com os sistemas utilizados no processo. Essa integração permite uma comunicação segura dos usuários com informações importantes do sistema.

Aplique as regras de negócio no sistema

Com o uso de BPMS é possível aplicar no sistema as regras de negócio que já existem (e outras que podem ser formuladas) para que ele reflita as políticas de negócio da empresa e os objetivos de forma parametrizada, evitando trabalhos repetitivos e dificuldades nas tomadas de decisão.

Monitore os resultados dos processos

Sistemas automatizados com BPMS permitem que se faça um monitoramento dos processos, o que pode auxiliar muito no crescimento das organizações. Os resultados são armazenados pelo sistema e podem ser acessados em tempo real e na forma de indicadores (KPIs), em formatos fáceis de entender e de analisar, principalmente através de dashboards.

Depois disso, é só fazer testes com usuários para verificar se a execução do sistema ocorre de maneira satisfatória e iniciar o processo de implementação na corporação para melhorar o desempenho e aumentar as vendas e a lucratividade.

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