Existe uma equação muito simples para o sucesso de qualquer empresa. Maior produtividade é igual a aumento nas vendas, que é igual a maior faturamento, que é igual a mais lucro. Mas como alcançar um resultado positivo nesta equação?
Bem, para que o trabalho de sua equipe de vendas apresente mais produtividade, a solução é uma estratégia de organização e aproveitamento do tempo. Neste artigo, você encontrará quatro dicas simples de gestão de tempo da equipe de vendas no call center. Vamos lá?
Estabeleça prioridades
Mesmo que você tenha uma equipe ágil e dedicada, o tempo de um dia de trabalho ainda é limitado. Então, a priorização serve para garantir que as tarefas mais importantes sejam feitas primeiro, mesmo que as demais precisem ser adiadas. Para fazer a priorização corretamente, o gestor de call center precisa ter uma visão bem definida das metas e prazos do setor.
Depois de definir as prioridades, é preciso comunicá-las à equipe. O último passo é o controle: acompanhe a evolução destas tarefas até que estejam finalizadas. Você pode usar gráficos para ilustrar o avanço em direção a cada meta, por exemplo.
Por fim, lembre-se: prioridades podem ser flexíveis, caso alguma urgência surja no seu setor; porém, alterar as prioridades o tempo todo irá prejudicar o foco e a produtividade da equipe.
Evite interrupções
Existem dezenas de fatores que podem interromper o trabalho da equipe de vendas em seu call center. Essas interrupções no fluxo de trabalho prejudicam a produtividade, pois alguns estudos apontam que o funcionário pode levar, em média, 11 minutos para recuperar o foco.
O gestor pode ajudar a eliminar as interrupções, com as seguintes estratégias: melhorar o ambiente de trabalho, mantendo-o silencioso e bem iluminado; criar rotinas de trabalho com pausas em horários específicos para tomar café ou verificar e-mails; reduzir a quantidade de reuniões durante a semana; controlar o acesso à internet durante o horário de trabalho, entre outras.
Porém, é preciso tomar um cuidado: algumas dessas medidas podem ser um pouco restritivas. Se não houver sensibilidade ao adotá-las, elas podem impactar negativamente a satisfação da equipe. E uma baixa satisfação também irá reduzir a produtividade. Em outras palavras, é “um tiro que sai pela culatra”.
Implemente o ponto virtual
O ponto virtual permite que o funcionário registre seu horário de entrada e saída diretamente no computador ou em um aparelho móvel, de maneira segura. A possibilidade de instalar o ponto virtual no smartphone é uma grande vantagem para quem trabalha com equipes de vendas externas, pois o funcionário pode registrar seu horário mesmo que esteja visitando um cliente.
Já no caso do call center, a maior vantagem é que o ponto virtual permite controlar o momento exato em que um funcionário começa ou para de trabalhar, em seu computador. Ou seja, é possível identificar se a equipe está perdendo produtividade porque demora muito para se posicionar nas estações de trabalho.
Utilize um software de gestão
Um dos maiores problemas enfrentados na gestão de tempo é o controle. O gestor precisa saber como sua equipe está utilizando o tempo, para então identificar os problemas e traçar estratégias reparadoras. Porém, ao utilizar um software de gestão do call center, você pode obter todas as informações necessárias: clientes atendidos, tempo de ligação, controle de pausas, entre outras métricas.
A partir destas informações, você pode até mesmo verificar se está ocorrendo procrastinação em sua equipe. Além disso, ao integrar call center e CRM, você ainda consegue reduzir o tempo individual das chamadas, o que permite aumentar o número de atendimentos realizados por dia ― ou seja, aumentar a produtividade. Você pode ler mais sobre isso neste artigo.
Você conhece outras estratégias simples para realizar a gestão de tempo da equipe de vendas? Compartilhe conosco as técnicas que você aplica no call center da sua empresa! Deixe um comentário neste post e ajude a ampliar a nossa lista de dicas.
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