Um dos elementos centrais do relacionamento entre empresa e cliente é a confiança. Desde o momento em que informações sigilosas são compartilhadas com uma organização, pressupõe-se que ela as manterá sob estrita segurança. Isso, obviamente, passa pela validação de telefones.

No entanto, por mais cuidadosa que uma empresa seja com o fluxo de dados recebidos, o fato é que nem tudo está sob seu controle. Sendo assim, é altamente recomendável redobrar as atenções necessárias para evitar vazamentos ou desatualizações.

Tenha em mente que basta um mero incidente para abalar a relação arduamente construída pela sua equipe com os clientes, seja pela perda de confiança ou pela impossibilidade de contatá-los novamente.

Pensando nisso, explicamos, ao longo deste artigo, a importância da validação de telefones para o seu call center, bem como o que pode se feito para superar os desafios que surgem nesse processo. Quer saber mais? Continue a leitura!

Como funciona a validação de telefone?

Ter uma base de clientes grande, porém desatualizada não é de grande auxílio para os negócios. Afinal, as tentativas malsucedidas de contato geram gastos de recursos como tempo e dinheiro.

A boa notícia é que isso pode ser evitado por meio da validação de telefones, um processo que consiste na limpeza da sua base de dados. O objetivo é identificar as informações que não dão mais resultados positivos para, então, tentar substituí-las por outras mais atualizadas.

Desse modo, além de impedir duplicidades de dados, o seu call center não precisará investir em informações que, via de regra, já tem. Para tanto, é imprescindível contar com um apoio especializado, capaz de acessar diversas bases para empreender a busca de informações diferentes.

Qual a importância da validação de telefones para call centers?

Reflita: com que frequência o seu setor de atendimento aos clientes confirma os dados recebidos? Fazer esse controle é crucial não apenas para se manter atualizado ante eventuais mudanças de número, mas, sobretudo, para que os clientes conheçam a política adotada pela empresa em relação à segurança de dados.

Uma das iniciativas que contribuem para a proteção dessas informações é, justamente, a validação de telefones a cada contato realizado com os clientes. Isso é relevante por dois motivos:

1. não há como saber se a pessoa retornará a ligação nas próximas semanas, o que pode comprometer a qualidade de sua base de dados;
2. ao manter essa prática, os clientes saberão que essa é a regra adotada pela empresa e logo perceberão quando alguém tentar extrair informações indevidas, como se dá na maior parte dos golpes e fraudes telefônicas.

Dessa forma, os seus colaboradores serão mais eficientes em cada ligação, elevando a capacidade de responder às demandas apresentadas e, ao mesmo tempo, contribuirão para a manutenção da base de dados da empresa por meio da validação de telefones.

Garantir a qualidade da base de dados

A validação de telefones é um processo, conforme mencionado, de suma importância para qualquer negócio. Os dados cadastrais servem como fundamento para quase todas as atividades a serem planejadas. Portanto, se os dados não estiverem corretos, todos os processos podem ser comprometidos.

Considere a quantidade de tempo extra que sua equipe terá que dedicar na tentativa de contatar um cliente ou um devedor porque os números telefônicos já não são os mesmos. Tantas tentativas representam elevação nos custos de cada operação.

Além disso, a validação de telefones preserva os contatos que já estão na sua base, tornando possível, inclusive, nutri-los com informações mais atualizadas. Outra possibilidade que surge da validação diz respeito à eliminação daqueles contatos que já deixaram claro que não fecharão negócio com a empresa.

Pessoas jurídicas e físicas mudam constantemente seus contatos telefônicos (assim como e-mails, endereços comerciais e residenciais, funções e cargos em uma organização etc.). Se isso é algo comum até mesmo em nossos círculos de amizades, imagine seu impacto sobre a base de informações dos clientes de seu call center!

É natural que, com o passar do tempo, grande parte dos dados se torne desatualizada. Por esse motivo, a sua empresa deve ter um plano para validar constantemente os telefones dos clientes, o que pode ocorrer de duas formas: de modo manual ou automatizado.

Tenha em mente que a alternativa “manual” demanda investimentos consideráveis em treinamentos de colaboradores, a fim de que seja registrado cada número telefônico errado ou desatualizado.

Essa alternativa inviabiliza, na prática, o registro exato das datas em que cada contato foi realizado com os clientes e o posicionamento de cada um deles perante a sua oferta de serviços e/ou produtos.

Soluções especializadas, por outro lado, conseguem capturar essas informações, permitindo refinar as abordagens adotadas em contatos futuros, além de evitar ligações insistentes e repetidas para pessoas que já demonstraram claramente que não desejam ser contactadas.

Assegurar telefones válidos

A partir do aumento no volume da base de aparelhos telefônicos no Brasil e a frequente troca de números pelos consumidores, as bases de dados tem se tornado cada vez mais voláteis.

Apesar da portabilidade, a ampla variedade em planos de telefonia leva muitos indivíduos a adquirirem novos números e a desativarem outros, gerando um grande desafio para qualquer empresa que deseje manter a validade de seus contatos.

Nesse contexto, é imprescindível que o call center assegure que os números em sua base de dados sejam válidos, de modo que a possibilidade de contar com soluções focadas na validação de telefones é essencial para garantir contatos e processos efetivos, bem como a precisão de classificações e planejamentos empresariais.

Potencializar o pós-venda

Potencializar as ações de pós-venda é outra vantagem advinda da validação de telefones, pois, de outro modo, é impossível colocar em prática qualquer estratégia de personalização de atendimentos.

Lembre-se de que, por exemplo, chamar o cliente pelo nome e demonstrar conhecer exatamente qual foi o serviço e/ou produto que ele adquiriu anteriormente já é suficiente para estabelecer um vínculo de maior pessoalidade e confiança. Tais elementos são indispensáveis na otimização da experiência do cliente com o seu negócio.

Vale ressaltar, por fim, que a Softium pode ajudá-lo a otimizar todos esses processos, trabalhando a qualificação e a classificação de números telefônicos para assegurar a eficiência de contatos ativos.

Um dos mais interessantes diferenciais dessa solução de validação de telefones reside na possibilidade de pagar apenas pelo volume de informações e dados efetivamente processados, trazendo maior economia e eficácia para os seus negócios.

Gostou do artigo? Se você ainda tem alguma dúvida sobre como otimizar as suas operações, converse com um dos nossos especialistas e conheça melhor o Validafone!