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Dicas de gestão de contact center para clínicas de diagnóstico

08/04/2022 Call center 0 comentários
Dicas de gestão de contact center para clínicas de diagnóstico - Softium

A eficiência com a qual os agendamentos de exames são feitos impacta diretamente no faturamento da sua Clínica Médica De Diagnóstico Por Imagem, sabia? Por isso, é importante o uso de ferramentas que ajudem na gestão dessa atividade e, é claro, a tecnologia se torna uma aliada que faz toda a diferença.

Não só a gestão dos atendimentos é relevante, mas também o atendimento e experiência do paciente. Sendo assim, é recomendável fazer com que o atendimento se dê de maneira didática e clara, passando segurança, conforto e expertise.

Continue a leitura do post para pegar as melhores dicas de gestão de contact center para clínicas de diagnóstico e leve seus resultados para outro nível!

AUMENTE A EFICIÊNCIA DO CONTACT CENTER DA SUA CLÍNICA COM ESSAS DICAS:

IDENTIFIQUE O PACIENTE DE FORMA RÁPIDA

Integre seu banco de dados com uma URA (Unidade de Resposta Audível), para que ela identifique e faça o cadastro de novos pacientes de forma automática no sistema, sendo uma etapa anterior a que o atendente inicie a conversa. Isso irá otimizar o tempo de atendimento e ajudará a manter seu banco de dados organizado.

A melhor solução para fazer todo esse ecossistema funcionar é com a TACTIUM IP, a ferramenta da Tactium de gerenciamento de operações ativas e receptivas, com discador preditivo, URA ativa e receptiva, gravação completa das ligações, monitoramento e gestão de agentes, rotas de menor custo e produtividade.

ESTEJA PRESENTE: FACILITE A COMUNICAÇÃO COM A CLÍNICA

Enxergue seu paciente também como seu cliente e entenda que clientes esperam uma experiência cada vez mais integrada. Não dispor de uma interação omnichannel significa oferecer uma experiência fragmentada ao seu cliente e experiências fragmentadas raramente resultam em uma percepção positiva.

O Tactium OMNI põe na sua mão, com toda facilidade, a oportunidade de interagir pelos mais variados canais: WhatsApp, chat, e-mail, SMS, autoatendimento no seu site, tudo integrado e com uma visão unificada. Ter essa integração irá melhorar a experiência do paciente e as chances de ele voltar a clínica aumentará consideravelmente.

MONTE UM ROTEIRO DE ATENDIMENTO

Para aumentar a produtividade da clínica, elabore um roteiro de atendimento para ser seguido pelo atendente no momento do agendamento, buscando colher informações sobre quais exames necessitam ser feitos, se existe algum conflito entre eles ou se podem ser feitos no mesmo dia, a disponibilidade de horário do paciente, se o paciente tem preferência de gênero do profissional que irá realizar o exame (dependendo de qual é o exame, uma mulher pode se sentir mais confortável sendo atendida por uma mulher, por exemplo). Apenas após a colheita dessas informações, o atendente marca o horário dos exames, dessa forma otimizando o fluxo na clínica.

FACILITE O CAMINHO DO PACIENTE ATÉ A CLÍNICA

Na etapa do agendamento, o atendente deve sempre confirmar o endereço em que o paciente mora e a partir daí direcioná-lo a unidade mais próxima (casa haja mais de uma), confirmando também o endereço da clínica para que evitar mal-entendidos.

DÊ ORIENTAÇÕES PRÉVIAS AO EXAME

Alguns exames necessitam de preparações prévias, como jejum, por exemplo. Sendo assim, dependendo do exame (ou exames) que o paciente for fazer, ele deve receber todas as orientações de pré-requisitos para que ocorra tudo como o planejado e não prejudique a rotina da clínica. 

Um sistema inteligente pode ser muito útil nessa etapa ao encaminhar automaticamente essas mesmas orientações para o paciente via e-mail, SMS ou Whatsapp.

DÊ UM JEITO DE LEMBRAR AO PACIENTE SOBRE O EXAME

Você dono de clínica deve saber bem que a frequência com a qual pacientes deixam de aparecer para exames pelo simples fato de não lembrarem que haviam feito o agendamento é enorme. Você deve saber também o prejuízo que esses episódios trazem, tanto financeiros como na rotina da clínica. 

Um sistema inteligente pode ser muito útil com isso também, enviando lembretes através de chatbots no Whatsapp ou por SMS; o chatbot pode ser programado para lembrar o paciente sobre a data, horário, endereço da clínica e orientações para o(s) exame(s). 

Clique aqui e conheça o Tactium BOT.

MOSTRE QUE VOCÊ SE PREOCUPA COM O PACIENTE MESMO APÓS A REALIZAÇÃO DO EXAME

A preocupação com a saúde continuada do seu paciente irá passar mais confiança e credibilidade a clínica, aumentando as chances de fidelizar o paciente e ainda irá agregar valor ao seu atendimento. Afinal, o paciente estará pagando também por um atendimento diferenciado, entende? Você ainda pode automatizar esse processo, utilizando chatbots que entraram em contato via SMS ou Whatsapp.

TEVE ALGUM ATENDIMENTO NÃO CONCLUÍDO? PROCURE SABER A RAZÃO.

Vários motivos podem levar um paciente a desistir de agendar um exame com você e você não tem responsabilidade sobre todos eles, mas sobre alguns você tem sim e é neles que você deve prestar atenção. Alguns pacientes podem desistir por não encontrarem horários em datas próximas, pelo valor cobrado ou por indisponibilidade de fazer determinado exame em um período específico do dia, por exemplo. 

Um sistema inteligente irá identificar e gerar indicadores para que você possa tomar ações para reduzir esses agendamentos não concluídos e aumentar sua gama de pacientes.

MONITORE INDICADORES DO SEU ATENDIMENTO

Sistemas inteligentes não são apenas úteis na hora de automatizar e otimizar ações (o que já é grande coisa), eles também podem fornecer indicadores-chave para ajudar no monitoramento e gestão do atendimento e do funcionamento da clínica como um todo, verificando a produtividade e eficiência dos processos, por exemplo.

MONITORE SUA AGENDA LEVANDO EM CONSIDERAÇÃO: SALA, UNIDADE E PROFISSIONAL.

Acompanhe os números de das agendas não ocupadas e as agendadas de cada unidade, profissional e sala. Ao tomar ciência desses dados, você pode tomar decisões mais assertivas quanto ao planejamento e pode direcionar cada um desses elementos de forma a diminuir a taxa de ócio e aumentar a produtividade. O atendimento em clínicas de saúde deve ser feito da forma mais otimizada possível para trazer melhores resultados tanto para o dono quanto para o paciente e até mesmo os funcionários.

CONCLUSÃO

Quer levar o atendimento da sua Clínica de Diagnóstico por Imagem para outro nível? Entre em contato conosco! Ficaremos felizes em lhe ajudar a encontrar a melhor solução para o seu negócio.

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