O vazamento de dados pode ser um grande problema no call center. Quando esse tipo de situação desagradável acontece podem surgir brechas e fraudes, prejudicando enormemente as atividades da empresa, bem como a sua credibilidade.

Ao longo deste post, apresentamos excelentes dicas para auxiliar você a aumentar a segurança do seu call center, evitando golpes, vazamentos e, consequentemente, prejuízos. Boa leitura!

Por que o vazamento de dados deve ser uma preocupação?

Uma das principais razões pela qual o vazamento de dados no call center deve ser uma preocupação é que ela pode, muitas vezes, culminar em algum tipo de fraude. A fraude consiste no fato de um indivíduo ludibriar outro, se valendo de métodos ilegais para obter benefícios próprios.

Alguns dos meios que mais acabam servindo de brecha para a ocorrência de fraudes são os processos e sistemas de desbloqueio de cartão de crédito e os call centers das companhias.

Basta que os meliantes tenham somente alguns dados da vítima para praticarem seu ato criminoso. Sendo assim, é fundamental haver a maior cautela possível com os dados e a maneira como eles são manuseados no dia a dia.

O vazamento de dados é repleto de riscos e perigos. Aliás, cabe ressaltar que esse vazamento não é apenas de dados da empresa, mas também de informações dos seus clientes.

Uma vez que esse tipo de acontecimento é uma clara demonstração de falta de segurança, ele acaba resultando na falta de credibilidade, prejuízos para a imagem da companhia, desvios de recursos financeiros, perda de clientes e fim de parcerias comerciais. Além disso tudo, o custo para sanar a situação é elevadíssimo.

A perda de negócios que estão em curso e/ou de oportunidades de negócio que possam vir a acontecer são uma das mais trágicas consequências do vazamento. Isso envolve, dentre outros aspectos, a perda de reputação, a defasagem dos relacionamentos, a carência de credibilidade e a elevação da prospecção.

Os dados do cliente e da relação construída com o mesmo, inclusos todos os e-mails, ligações, chats e assim por diante, devem ser mantidos em total sigilo. A partir do vazamento dessas informações, esse consumidor perde por completo a confiança na companhia.

O que fazer para evitar o vazamento de dados no call center?

Entender a gravidade e a seriedade de um vazamento de dados no call center é o primeiro passo para evitar fraudes, golpes, atritos e toda sorte de prejuízos. Mas dicas de como evitar na prática que esse tipo de situação ocorra podem ser úteis para sanar essa questão de uma vez por todas.

Acompanhe, a seguir, as nossas dicas de como evitar vazamentos de dados no call center. Confira!

Invista em soluções tecnológicas

Uma das maneiras de evitar vazamentos de dados, nos quais o sigilo do call center foi rompido por um funcionário, é as companhias se valerem de novas tecnologias e equipamentos de segurança. Os call centers, que efetuam operações com informações financeiras, por exemplo, necessitam de sistemas mais avançados.

Enquanto gestor, o que você pode fazer é implementar soluções tecnológicas que realizem algum tipo de contagem do tempo, nas quais os dados só ficam disponíveis para o operador por um curto período ou então que não permitam a realização de prints.

Implemente uma Unidade de Resposta Audível (URA)

A URA nada mais é do que uma unidade de resposta automática, que interage com o consumidor sem a participação de um agente humano. Ela é de grande ajuda para dar maiores garantias de segurança do sigilo de dados no call center e possibilita um atendimento muito mais rápido e seguro.

Um exemplo excelente e muito comum da aplicação do URA é seu trabalho em conjunto com o atendimento humano. Ele pode ser usado quando um atendente humano necessita do fornecimento de dados sensíveis do cliente. Nesse momento, esses atendentes transferem o consumidor para o URA.

Elabore e aplique regras internas

As regras internas são algumas das principais responsáveis (senão a principal) pela construção de uma cultura ao redor do sigilo de dados de um call center. Desde o começo, tão logo se contrate um colaborador, é preciso incutir nele a posição da empresa com relação aos cuidados dos consumidores.

Procure sempre deixar bem claro todas as obrigações legais dele e da empresa, como aquelas constantes no Código de Defesa do Consumidor e a oportunidade da empresa sofrer processos por danos.

Essas regras, devidamente formalizadas, além de garantir a segurança dos dados do consumidor, garante a segurança dos dados da empresa também. Uma boa estratégia pode ser implementar níveis de acesso, ou seja, a adoção de acesso restrito em determinadas operações.

Promova treinamentos e aposte na capacitação dos colaboradores

É essencial que você tenha funcionários da mais alta confiança em sua empresa. Por conta disso, se faz necessário realizar investimentos em uma equipe de trabalho na qual você possa acreditar e confiar.

Proporcione treinamentos, incentive capacitações, mostre a eles como utilizar os softwares e as ferramentas adquiridas. Mas tão importante quanto todos esses detalhes é valorizar os seus funcionários, proporcionando boas condições de trabalho, aliada a uma remuneração apropriada e justa.

Uma equipe de trabalho satisfeita é mais produtiva, erra menos e será muito menos propensa a vazar dados.

Efetue uma auditoria completa e abrangente de dados e informações relevantes

Uma ação bastante eficaz é a efetuação de uma auditoria completa. A atividade é realizada em servidores e computadores. Essa verificação aprofundada deve acontecer de forma periódica.

Feita a auditoria, ao se identificar qualquer tipo ou tamanho de irregularidade, deve-se obrigatoriamente tomar medidas eficientes e ágeis para coibir o vazamento.

Aprender a evitar o vazamento de dados é uma tarefa que demanda uma boa dose de planejamento e muita cautela. Com os devidos cuidados, os seus dados e os do cliente ficarão muito mais protegidos e dificilmente vazaram e causarão problemas.

Gostou do artigo? Então assine a nossa newsletter e receba, em primeira mão, todas as novidades e as melhores dicas sobre call centers!